Ab dem 1. Januar 2027 läuft die Übergangsfrist aus: Bestimmte Entgeltunterlagen müssen dann elektronisch geführt werden. Von der „digitalen Personalakte” ist oft die Rede, das trifft die Rechtslage aber nur halb. Verlangt wird nicht die komplette Akte, sondern ein klar umrissener Ausschnitt. Für den Mittelstand ist das trotzdem ein Handlungszwang, denn die Betriebsprüfung der Rentenversicherung wird digital.
Nicht die ganze Akte, aber ein wichtiger Teil
Eine allgemeine Pflicht, überhaupt eine Personalakte zu führen, gibt es in der Privatwirtschaft nicht. Bewerbungsschreiben, Zielvereinbarungen oder Gesprächsnotizen müssen ebenfalls nicht digital abgelegt werden. Verpflichtend ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), und das gilt bereits seit 2022. Bisher konnten sich Arbeitgeber beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet am 31. Dezember 2026. Danach gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Arbeitgeber, die der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung unterliegen, unabhängig von Größe und Branche.
Die Liste ist länger als gedacht
Wer nur an Gehaltsabrechnungen denkt, unterschätzt die Reichweite. Zu den Entgeltunterlagen zählen unter anderem Nachweise zu Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis, die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, Erklärungen geringfügig Beschäftigter, Immatrikulationsnachweise von Werkstudenten, A1-Bescheinigungen bei Entsendungen und Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz. Dokumente nach Gefühl zu digitalisieren, hilft deshalb wenig. Sinnvoll ist, die gesetzliche Liste Punkt für Punkt mit den eigenen HR- und Abrechnungsprozessen abzugleichen.
Ein Scan-Ordner reicht nicht
Ein Netzlaufwerk voller eingescannter PDFs genügt in der Praxis kaum. Die Unterlagen müssen eindeutig einer Person und einem Zeitraum zugeordnet, lesbar und für Prüfer verfügbar sein, Korrekturen und Stornierungen müssen nachvollziehbar bleiben. Erlaubt sind unter anderem PDF- und bestimmte Bilddateien, entscheidend ist aber die Organisation dahinter. Die Frage lautet also nicht, welches Format man wählt, sondern ob das eingesetzte HR- oder Lohnsystem diese Struktur überhaupt abbilden kann.
Die Betriebsprüfung wird digital
Hintergrund ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Für Abrechnungsfälle ab 2027 wird die Übermittlung der erforderlichen Daten verpflichtend, eine Ausnahme wegen geringer Betriebsgröße oder fehlender eigener Abrechnungssoftware sieht die Deutsche Rentenversicherung nicht vor. Unternehmen müssen im Prüfungsfall also nicht mehr Papierakten zusammensuchen, sondern ihre Daten so vorhalten, dass sie elektronisch bereitgestellt werden können.
Altakten müssen nicht sofort eingescannt werden
Beruhigend für alle, die einen Keller voller Ordner haben: Arbeitgeber, die bis Ende 2026 befreit waren, müssen die Unterlagen aus dem Befreiungszeitraum grundsätzlich nicht rückwirkend digitalisieren. Ab 2027 muss die elektronische Führung für neue Unterlagen aber funktionieren. Ob sich eine freiwillige Migration der Altbestände lohnt, ist eine wirtschaftliche Abwägung.
Datenschutz und Betriebsrat früh einbinden
Entgeltunterlagen enthalten sensible Daten, etwa zu Aufenthaltsstatus, Gehalt, Familie, Krankheit oder Pflege. Nötig sind rollenbasierte Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip, Verschlüsselung, Protokollierung und ein Löschkonzept, denn die DSGVO verlangt die Löschung, sobald der Zweck entfällt. Außerdem kann die Einführung Fragen der Leistungs- und Verhaltenskontrolle berühren. Datenschutzbeauftragte und, falls vorhanden, der Betriebsrat sollten deshalb vor der Systemauswahl dazukommen, nicht danach.
Was Arbeitgeber jetzt tun sollten
- Bestand aufnehmen: Welche Entgeltunterlagen gibt es, und wo liegen sie – auf Papier, im Postfach, in der Lohnabrechnung, beim Dienstleister?
- Pflicht von Kür trennen: Unterlagen nach § 8 BVV von freiwilligen Bestandteilen der Personalakte abgrenzen.
- Prozesse festlegen: Wer nimmt bei Neueinstellungen, Werkstudentenverträgen, Minijobs oder Entsendungen welches Dokument entgegen, prüft es und legt es ab?
- Systeme prüfen: Können sie Dokumente eindeutig zuordnen, Änderungen nachvollziehen und euBP-Daten bereitstellen?
- Beschäftigte informieren: Welche Daten werden digital verarbeitet, wer greift darauf zu, welche Rechte haben sie?
Fazit
Die Pflicht ist kleiner, als die Schlagzeile verspricht, die Aufgabe dahinter aber größer. Wer die Umstellung als Scan-Projekt versteht, merkt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung, dass es eigentlich um Zuständigkeiten ging. Je früher HR, Lohnabrechnung und IT an einem Tisch sitzen, desto weniger Medienbrüche bleiben im Januar.