Neue Untersuchungen von Forrester Consulting zeigen, dass Unternehmen in den USA und fünf großen europäischen Volkswirtschaften jährlich Produktivitätsverluste von 1,7 Billionen US-Dollar durch Shadow Work erleiden. Allein in Deutschland summiert sich der Verlust auf 188 Milliarden Euro – mehr als das jährliche Bruttoinlandsprodukt Luxemburgs.
Vier Stunden pro Woche gehen verloren
Wie groß das Ausmaß indirekter Arbeit ist, zeigt der Blick auf die Arbeitszeit. In Deutschland verlieren Mitarbeitende jede Woche vier Stunden für Aufgaben, die außerhalb ihres eigentlichen Rollenprofils liegen. Das ist zwar etwas weniger als der globale Durchschnitt von sieben Stunden, aber immer noch alarmierend.
Was das in der Praxis bedeutet? In einem weltweit tätigen Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden summieren sich diese sieben Stunden schnell auf 7.000 Stunden Produktivitätsverlust pro Woche. Das entspricht mehr als 100 Vollzeitstellen.
Doch der Schaden geht über die reine Arbeitszeit hinaus. Jede Unterbrechung, so klein sie auch sein mag, kostet zusätzliche Konzentration und Produktivität. Beschäftigte benötigen durchschnittlich elf Minuten, um ihren Fokus wiederzufinden. Über den Tag hinweg entstehen so fragmentierte Abläufe, langsamere Entscheidungen und mentale Erschöpfung, bevor die eigentliche Arbeit überhaupt beginnt.
Führungskräfte haben das Problem erkannt: 70 % der Entscheider halten die Reduzierung unsichtbarer Arbeit als Schlüsselfaktor für Arbeitgeberattraktivität. In einem engen Arbeitsmarkt wird dieser administrative Overhead schnell zum Wettbewerbsnachteil.
Die Automatisierungslücke schließen
Viele deutsche Unternehmen haben zwar bereits IT-Prozesse automatisiert, 72 % der Mitarbeitenden empfinden diese Abläufe als weitgehend oder vollständig automatisiert, doch ein großer Teil indirekter Arbeit bleibt manuell und fragmentiert. Mehr als die Hälfte (54 %) der Beschäftigten geben an, dass Reise- und Spesenprozesse nur teilweise oder kaum automatisiert sind, und noch mehr berichten über geringe Automatisierung in der Rechnungsstellung (73 %).
Die Folge ist eine Automatisierungslücke – verstärkt durch eine Vielzahl isolierter Tools. Mitarbeitende nutzen im Schnitt fünf verschiedene Tools, um Aufgaben der unsichtbaren Arbeit zu bewältigen, doch nur 8 % erleben ihre Systeme als gut integriert. Das führt zu doppelten Eingaben, unnötigen Klicks, manuellen Freigaben und Reibungsverlusten an jeder Ecke.
Eine Belastung für die Produktivität
Shadow Work ist nicht nur ineffizient – sie belastet Menschen spürbar. 86 % der deutschen Beschäftigten beschreiben unsichtbare Arbeit als „störend“ oder sogar „katastrophal“. Nahezu jede zweite Person (46 %) sieht darin einen Faktor, der zu Burnout beitragen kann. Mehr als die Hälfte (58 %) fühlt sich daran gehindert, sinnvolle Arbeit zu leisten, und 47 % berichten über sinkende Arbeitszufriedenheit als direkte Folge.
Dabei sind sowohl die Technologien als auch die Bereitschaft vorhanden: 75 % der Beschäftigten in Deutschland begrüßen KI-gestützte Tools, und 67 % der Führungskräfte haben bereits Investitionen in Automatisierung zugesagt. Die Herausforderung ist nicht mehr die Fähigkeit, sondern die Dringlichkeit des Handelns.
Mensch-Maschine-Zusammenarbeit als neuer Standard
Die Arbeitswelt steht vor einem tiefgreifenden Wandel. 61 % der Führungskräfte sehen eine Zukunft, in der Menschen und KI eng zusammenarbeiten. Dies markiert einen grundlegenden Paradigmenwechsel: Automatisierung wird zunehmend nicht als Bedrohung wahrgenommen, sondern als Werkzeug, das Routinearbeit reduziert, Abläufe entschlackt und Freiraum für anspruchsvollere Tätigkeiten schafft. In diesem Modell übernimmt Technologie die Routinearbeit, während Menschen sich auf Kreativität, Problemlösung und strategisches Denken konzentrieren – dort, wo menschliche Stärken den größten Mehrwert schaffen.
Von indirekter Arbeit zur echten Arbeit
Shadow Work ist eine stille Steuer, die jeden Tag Produktivität und Motivation kostet. Doch sie ist vermeidbar. Mit intelligenter Automatisierung und klaren Prioritäten können Unternehmen den größten Teil der administrativen Belastung reduzieren – und sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich Fortschritt schafft: Innovation, Wachstum und Kundenerlebnisse.
Der Weg dorthin ist klar: mit den größten Schmerzpunkten starten, Mitarbeitende früh einbeziehen, Fortschritte messen – und vor allem den Mut haben, alte Routinen zu hinterfragen.
Indirekte Arbeit ist kein unvermeidbares Schicksal – sie ist eine Entscheidung. Und angesichts knapper Margen und eines angespannten Arbeitsmarktes können es sich deutsche Unternehmen schlicht nicht mehr leisten, diese Entscheidung weiter aufzuschieben.
