Wenn Ihnen 60 Minuten für eine Aufgabe zur Verfügung stehen, wie lange benötigen Sie vermutlich? Wahrscheinlich nicht 45 oder 20 Minuten, sondern genau 60 Minuten. Warum? Weil Sie die verfügbare Zeit ausschöpfen – es fehlt der Anreiz, die Aufgabe schneller zu erledigen. Dieses Phänomen beschrieb der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson durch das Parkinsonsche Gesetz sehr treffend:
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
Wenn Sie das Parkinsonsche Gesetz bewusst in Ihre Arbeitsweise integrieren, können Sie von folgenden Vorteilen profitieren:
- Bewusster Umgang mit Zeit: Fördert das Setzen klarer Zeitlimits für Aufgaben.
- Effizienzsteigerung: Konzentriertes Arbeiten durch kürzere Zeitfenster.
- Priorisierung: Hilft, den Fokus auf das Wesentliche zu legen.
- Stressreduktion: Verhindert unnötig lange Arbeitszeiten und Überlastung.
- Flexibilität: Ermöglicht mehr Zeit für andere Aufgaben oder unerwartete Ereignisse
Doch wie genau gelingt der Balanceakt zwischen Zeitdruck und Effizienz? Lesen Sie hier, wie Sie das Parkinsonsche Gesetz gezielt anwenden, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern und Alltagsaufgaben so effizient wie möglich zu erledigen – ohne unnötiges Kopfzerbrechen.
Das Parkinsonsche Gesetz: Worauf basiert es?
Cyril Northcote Parkinson war Doktor der Philosophie und ein tüchtiger Mann, der in seinen 84 Lebensjahren 60 Bücher schrieb. "Parkinsons Law", das "Parkinsonsche Gesetz", ist sein bekanntestes Werk. Seine Kritik zielte damals auf die ausufernde britische Verwaltung und Bürokratie in der Marine ab. Hier war das Verhältnis der Admirale zur Flottenstärke binnen 14 Jahren radikal ins Ungleichgewicht geraten.
Das Ergebnis: viele Chefs, wenig Angestellte und ein absoluter Produktivitätsstau. Denn je mehr delegiert wurde, desto länger dauerte die Erledigung der Aufgaben. Viel half nicht viel: Die Arbeit schwoll an, je mehr Menschen daran beteiligt waren. Dabei hätte diese auch viel schneller erledigt werden können. Die langen Bearbeitungszeiten waren damit Konsequenz großzügig bemessener personeller und zeitlicher Ressourcen.
Verbessert mehr Zeit die Arbeitsqualität?
Einer Aufgabe mehr Zeit zu widmen, führt nicht automatisch zu einem besseren Ergebnis. Im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ veröffentlichte C. Northcote Parkinson ein satirisches Essay, um das Phänomen anschaulich zu erklären. Als Beispiel diente der Versand einer Postkarte.
Parkinson schilderte, wie eine ältere Dame einen halben Tag damit verbringen könnte: Zunächst sucht sie eine passende Karte aus und kauft sie, dann sucht sie die Adresse heraus, formuliert den Text, und überlegt schließlich noch, ob sie einen Schirm für den Weg zum Briefkasten mitnehmen sollte. Jede dieser Überlegungen und Schritte kostet Zeit.
Ein vielbeschäftigter Geschäftsmann hingegen, der eine lange To-do-Liste abarbeiten muss, erledigt dieselbe Aufgabe in gerade einmal fünf Minuten – mehr Zeit hat er schlichtweg nicht dafür. Was wir daraus ableiten können: Eine Aufgabe benötigt so viel Zeit, wie wir ihr widmen. Sie dauert tendenziell länger, wenn mehr Zeit für sie eingeplant wird – unabhängig von ihrer tatsächlichen Komplexität.
Dieses Phänomen illustriert auch, warum Bürokratien häufig ineffizient sind: Organisationen neigen dazu, zusätzliche Zeit oder Ressourcen aufzuwenden, auch wenn dies nicht notwendig ist.
Studien belegen: Fristen machen produktiver
Wie heißt es so schön: Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Dennoch ergab eine Untersuchung des SINUS-Instituts, dass acht von zehn Menschen regelmäßig ihre To-dos aufschieben – und damit auch die Erledigung ihrer Aufgaben in die Länge ziehen. Die Gründe können vielfältig sein, sei es eine mangelnde Motivation oder das Vermeiden von Anstrengung.
Aufgaben mit konkreten Fristen festzulegen, kann Ihnen dabei helfen, sie konkret anzugehen. So belegte eine Studie aus dem Jahr 2018, dass kürzere Deadlines die Produktivität erhöhen und die Prokrastination verringern. Ein ähnliches Ergebnis zeigte eine Erhebung im Jahr 2021, bei der die kürzere Frist zu besseren Resultaten führte. Eine weitere Studie, die im Journal of Personality and Social Psychology erschien, offenbarte zudem einen weiteren Nachteil von langen Fristen: Eine Aufgabe dehnt sich nicht nur in dem Maße aus, wie Zeit zur Verfügung steht – sobald sie sich ausgedehnt hat, benötigt sie weiterhin immer mehr Zeit.
Das Parkinsonsche Gesetz hilft Ihnen also nicht nur dabei, Zeitfresser zu umgehen und Zeitverschwendung zu minimieren – es verringert auch den unangenehmen Druck, der oft mit Prokrastination verbunden ist. Indem Sie sich feste Zeitrahmen setzen, steigern Sie Ihre Motivation, Aufgaben zügig anzugehen, anstatt sie aufzuschieben.
Das Parkinsonsche Gesetz im Alltag: Praxisbeispiele im Beruf
Das Parkinsonsche Gesetz zeigt sich besonders deutlich im Arbeitsalltag, wo Zeit und Ressourcen oft knapp bemessen sind. Folgende Beispiele aus der Praxis zeigen deutlich, wie Sie durch enge Zeitgrenzen langwierige Prozesse vermeiden und Ihre Arbeitsweise optimieren können:
Parkinsonsche Gesetz: Projektplanung mit Deadlines
Ein Start-up plant, ein neues Produkt in drei Monaten auf den Markt zu bringen. Ohne klare Zwischenziele verzögert sich die Entwicklung, weil sich die Arbeit ausdehnt. Unternehmer und Unternehmerinnen, die enge Deadlines für Teilaufgaben setzen, erleben oft, dass sie Projekte deutlich schneller abschließen.
Die Länge von Teammeetings
Eine Geschäftsführerin plant ein wöchentliches Teammeeting und setzt dafür zwei Stunden an. Das Ergebnis: Diskussionen ziehen sich hin, selbst bei weniger wichtigen Themen. Wird die Dauer hingegen auf 45 Minuten begrenzt, fokussieren sich alle Teilnehmenden auf das Wesentliche.
Antwortzeiten bei Kundenanfragen
Ein kleiner Betrieb bearbeitet Kundenanfragen ohne feste Vorgaben. Das führt zu Verzögerungen, da sich Aufgaben oft in die Länge ziehen. Wenn Sie feste Antwortzeiten (etwa 24 Stunden) definieren, erschaffen Sie klare Strukturen, welche die Effizienz steigern.
Es scheint verlockend, für Aufgaben möglichst viel Zeit einzuplanen. Doch in der Praxis zeigt sich allerdings oft, dass kürzere Fristen dazu führen, dass Aufgaben fokussierter und zeiteffizienter erledigt werden. Ist mehr Zeit gegeben, neigen wir außerdem eher dazu, Aufgaben aufzuschieben.
Cashflow & Co.: Das Parkinsonsche Gesetz in anderen Bereichen
Das Parkinsonsche Gesetz lässt sich auf zahlreiche andere Bereiche außerhalb des Zeitmanagements anwenden, da es grundlegend beschreibt, wie Ressourcen (Zeit, Geld, Energie) sich ausdehnen, um die zur Verfügung stehenden Kapazitäten vollständig auszunutzen.
1. Cashflow und Ausgabenmanagement
Je mehr Geld ein Unternehmen zur Verfügung hat, desto mehr neigt es dazu, dieses auszugeben – selbst für weniger dringende oder notwendige Dinge.
Beispiel: Eine Unternehmerin, die einen großen Kredit aufnimmt, könnte in Versuchung geraten, das Kapital in weniger rentable Projekte zu investieren, nur weil das Geld vorhanden ist. Durch eine bewusste Begrenzung der verfügbaren Mittel lässt sich der Fokus auf essenzielle und ertragreiche Investitionen lenken.
2. Lagerbestand und Materialwirtschaft
Firmen, die große Lagerkapazitäten haben, tendieren dazu, diese vollständig zu nutzen, auch wenn ein kleinerer Bestand ausreichend wäre.
Beispiel: Ein Einzelhändler mit viel Lagerplatz könnte mehr Waren bestellen als nötig, was Kapital bindet und das Risiko von Überbeständen erhöht.
3. Das Parkinsonsche Gesetz bei Personalressourcen
Wenn mehr Mitarbeitende zur Verfügung stehen, werden Aufgaben oft auf mehrere Personen verteilt – auch wenn ein kleineres Team ausreichend wäre.
Beispiel: Ein Projekt wird überdimensioniert, da zu viele Beteiligte kleine Teilaufgaben übernehmen, was zu ineffizienter Nutzung der Personalressourcen führt.
Das Parkinsonsche Gesetz ist ein universelles Prinzip, das Ihnen nicht nur im Zeitmanagement hilft. Sie können es auch auf andere Bereiche, wie Cashflow, Ressourcenmanagement oder Projektmanagement anwenden. Durch bewusstes Begrenzen und gezielte Planung von Ressourcen können die Effizienz und Produktivität in sämtlichen Unternehmensbereichen erheblich gesteigert werden.
Überwinden Sie das Parkinsonsche Prinzip: Konkrete Zeitmanagement-Tipps
Das Parkinsonsche Gesetz schärft Ihren Blick für Zeitmanagement und Zeiteffizienz. Um Aufgaben zügig und gründlich zu erledigen, ohne unnötig viel Zeit dafür aufzuwenden, können Ihnen folgende Maßnahmen helfen:
1. Ordnen Sie jeder Aufgabe eine Deadline zu
Legen Sie klare, nicht verhandelbare Fristen für Ihre To-dos fest. Der enge Zeitrahmen wird Sie dazu anregen, sich zu konzentrieren und effizienter zu arbeiten, wodurch die Tendenz, die Arbeit unnötig auszudehnen, eingedämmt wird.
2. Legen Sie Etappenziele fest
Sie sind sich unsicher, welche Frist bei größeren Projekten realistisch ist? Arbeiten Sie in solchen Fällen mit Etappenzielen. Eine größere Aufgabe in kleinere, überschaubare Teile zu unterteilen, hilft Ihnen dabei, realistischere und unmittelbare Fristen zu setzen. Dieser Ansatz macht die Aufgabe nicht nur weniger einschüchternd, sondern bietet auch eine klarere Vorgehensweise zur Erledigung.
3. Nutzen Sie moderne Organisations-Tools
Ob für die Arbeit im Team oder ein besseres Selbstmanagement: Digitale Anwendungen für den Computer oder das Smartphone helfen, die Arbeit zu strukturieren und das Zeitmanagement im Blick zu behalten. Eine Auswahl:
- Jira: Ein Organisationstool für kleine, feste Gruppen von Mitarbeitenden mit einer Roadmap und ausführlichen Berichtsfunktionen, mit denen Sie auf Knopfdruck Diagramme erzeugen kann, die alle Kennzahlen zu einzelnen Projekten zusammenfassen.
- Trello: Dieses projektbasierte Organisationstool eignet sich für die Arbeit im Team. Mit Trello können Sie Aufgaben verteilen, Fristen setzen und innerhalb der Aufgaben Checklisten anlegen.
- Slack: Ein webbasierter Instant-Massaging-Dienst für Unternehmen, mit dem Sie zusätzlich persönliche To-do-Listen hinzufügen lassen, die nicht im Team geteilt werden.
4. Erledigen Sie die Dinge selbst
Insbesondere Führungskräfte neigen manchmal dazu, kleinere Aufgaben wie das Umwandeln eines Worddokuments in eine PDF-Datei oder das Verfassen von Kurzbriefings grundsätzlich abzugeben. Nach Parkinson ist das aber nicht immer der richtige Weg, da er zu Zeitverschwendung führt. In einigen Fällen ist es zeitsparender, Dinge selbst zu erledigen, statt sie zu delegieren. Vorsicht: Diese Herangehensweise ist kein Patentrezept und bezieht sich auf Kleinigkeiten, die mit wenigen Mausklicks getan sind.
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5. Überprüfen Sie die Fristen
Nicht immer gelingt es, eine Deadline optimal einzuschätzen. Prüfen Sie die gesetzten Fristen daher regelmäßig und passen Sie diese nach Bedarf an. Dies stellt sicher, dass die Deadlines herausfordernd, aber dennoch erreichbar bleiben und mit Ihren übergeordneten Produktivitätszielen übereinstimmen.
6. Zeitpuffer als Ergänzung zum Parkinsonschen Gesetz
Das Einbauen von Zeitpuffern in Ihre Zeitplanung ist eine effektive Methode, um die Auswirkungen des Parkinsonschen Gesetzes zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Indem Sie bewusst einen zusätzlichen Zeitrahmen für unerwartete Verzögerungen einplanen, schaffen Sie einen gewissen Spielraum, der es Ihnen ermöglicht, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren, ohne dass die Aufgaben unnötig ausgedehnt werden. Zeitpuffer verhindern, dass sich die Arbeit unkontrolliert in die Länge zieht, indem sie eine realistische Einschätzung der benötigten Zeit ermöglichen und gleichzeitig Stress und unnötige Hektik reduzieren.
Parkinsonsches Gesetz in der Kritik: Wo sind seine Grenzen?
Das Parkinsonsche Gesetz ist ein nützliches Konzept für effizienteres Arbeiten und wird zu Recht von vielen Unternehmern und Unternehmerinnen gelobt. Jedoch hat dieses Konzept auch Grenzen, die beachtet werden sollten:
- Komplexität der Aufgabe: Besonders bei komplexen oder kreativen Projekten ist eine gewisse Zeit notwendig, um die Qualität und Genauigkeit zu gewährleisten.
- Qualität der Arbeit: Das Streben nach Effizienz darf nicht zulasten der Sorgfalt und Gründlichkeit gehen.
- Ressourcen und Fähigkeiten: Manche Aufgaben erfordern spezifische Ressourcen oder Fachkenntnisse, die nicht in kurzer Zeit zur Verfügung stehen.
- Teamdynamik: Wenn zu enge Zeitrahmen für Teamarbeit festgelegt werden, kann das die Zusammenarbeit und Kommunikation beeinträchtigen.
- Externe Faktoren: Manche Aufgaben werden von äußeren Einflüssen oder Abhängigkeiten bestimmt, die man nicht kontrollieren kann, etwa Genehmigungen, Lieferungen oder andere externe Parteien.
Das Parkinsonsche Gesetz funktioniert am besten in Situationen, in denen die nötigen Mittel schnell verfügbar sind und keine zusätzliche Vorbereitung erforderlich ist. Es ist ein hilfreiches Instrument, um den Fokus und die Produktivität zu steigern – es ist jedoch wichtig, die Aufgabe und ihre Anforderungen sowie die Ressourcen realistisch einzuschätzen, um nicht in den Bereich ineffizienter Überforderung oder schlechterer Qualität zu geraten.
Parkinsonsches Gesetz vs. anderen Methoden: Welche passt zu Ihnen?
Das Konzept des Parkinsonschen Gesetzes ist eng mit anderen bewährten Zeitmanagementmethoden verwandt, die ebenfalls darauf abzielen, Zeitfresser zu eliminieren. Folgende vier Taktiken sind ebenfalls beliebt:
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse mit nur 20 % des Gesamtaufwands erzielt werden. Dieses Prinzip verdeutlicht, dass ein kleiner Anteil von Tätigkeiten oder Ressourcen oft einen Großteil des Erfolgs ausmacht. Unternehmer und Unternehmerinnen können es nutzen, um Prioritäten zu setzen und sich auf die wichtigsten Aufgaben oder Kunden zu konzentrieren, die den größten Nutzen bringen.
Alpen-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine einfache und effektive Technik des Zeitmanagements, die in fünf Schritten strukturiert wird:
- Aufgaben notieren: Notieren Sie alle anstehenden Aufgaben und Termine für den Tag.
- Länge schätzen: Schätzen Sie die benötigte Zeit für jede Aufgabe.
- Pufferzeit einplanen: Reservieren Sie etwa 40 % Ihrer Arbeitszeit als Puffer für Unvorhergesehenes.
- Entscheidungen treffen: Priorisieren Sie die Aufgaben und entscheiden Sie, welche zuerst erledigt werden sollen.
- Nachkontrolle: Überprüfen Sie am Ende des Tages, welche Aufgaben abgeschlossen wurden und was optimiert werden kann.
Die Methode hilft, den Arbeitstag zu strukturieren und Überlastung zu vermeiden, indem sie klar definierten Zeitrahmen und Prioritäten setzt.
Timeblocking
Timeblocking ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der der Tag in feste Zeitblöcke unterteilt wird, die jeweils einer bestimmten Aufgabe oder Kategorie von Aufgaben gewidmet sind. Innerhalb dieser Blöcke arbeiten Sie konzentriert und ohne Ablenkung an der vorgesehenen Aufgabe, was die Produktivität und den Fokus steigert.
Die 4-Tage-Woche
Die 4-Tage-Woche ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem die Mitarbeiter ihre wöchentliche Arbeitszeit auf vier Tage verteilen, anstatt an fünf Tagen zu arbeiten. Anders als in Deutschland ist diese Arbeitsweise in anderen Teilen Europas bereits verbreitet. Nur wenige Unternehmen wie die Beratung „VORN Strategy Consulting“ oder die Werbeagentur „Digitaler Umbruch“ aus Oranienburg arbeiten bereits nach einem verkürzten Arbeitszeitmodell. Die Bilanz: Mitarbeitende sind entspannter und motivierter bei der Arbeit, es gibt weniger krankheitsbedingte Ausfälle und auch geringere Fehlerquoten. Das führt letztlich zur Steigerung des Umsatzes.
Weniger bringt oftmals mehr – das zeigt das Prinzip des Parkinsonschen Gesetzes in vielen Arbeitsbereichen. Auch wenn diese Zeitmanagementmethode ihre Grenzen hat, kann sie Ihnen dennoch dabei helfen, Aufgaben systematisch zu priorisieren, realistische Zeitrahmen festzulegen und fokussiert abzuarbeiten. Indem Sie sich bewusst Fristen setzen, fördern Sie die Konzentration und vermeiden unnötige Verzögerungen.
