Stellen Sie sich vor: Eine Ihrer besten Mitarbeiterinnen fragt an, ob sie drei Wochen aus Portugal arbeiten darf. Sie sagen ja. Vier Monate später meldet sich das Finanzamt in Lissabon.
Was übertrieben klingt, ist ein reales Risiko. Workation ist längst mehr als ein Social-Media-Trend mit Laptop am Strand. Für Unternehmen stellt sich zunehmend die Frage, unter welchen Bedingungen Arbeiten aus dem Ausland überhaupt erlaubt ist und welche rechtlichen Konsequenzen ein Ja haben kann. Eine gesetzliche Workation-Regelung existiert in Deutschland nicht. Was zählt, sind arbeitsrechtliche Vereinbarungen, Steuerfragen, Sozialversicherung und im Zweifel auch Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnisse. Die wichtigsten Fakten im Überblick.
- Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Workation.
Laut Techniker Krankenkasse besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice oder mobiles Arbeiten im Ausland. Wenn Unternehmen Workation erlauben, sollten Art, Umfang und Dauer schriftlich geregelt werden. - Der Begriff ist arbeitsrechtlich noch nicht fest verankert.
Workation ist im deutschen Arbeitsrecht bislang nicht als eigener Rechtsbegriff etabliert. Unternehmen brauchen deshalb klare interne Regeln oder Vereinbarungen, um Haftung, Arbeitsort und Zuständigkeiten zu klären. - Kurzfristig sind bis zu vier Wochen oft unkritisch.
Laut Techniker Krankenkasse besteht bei einer Workation von nicht länger als vier Wochen in der Regel kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf. Der Arbeitsort muss dann meist nicht vertraglich angepasst werden. - In der Praxis gelten oft 20 bis 30 Arbeitstage pro Jahr.
Fachbeiträge nennen für Workation derzeit häufig maximal 20 bis 30 Arbeitstage pro Kalenderjahr als üblichen Rahmen, um sozial- und steuerrechtliche Risiken begrenzt zu halten. - Die 183-Tage-Grenze ist steuerlich zentral.
Wird im Ausland an mehr als 183 Tagen im Jahr gearbeitet, kann dort eine Lohnsteuerpflicht entstehen. Unterhalb dieser Grenze bleibt das deutsche Steuerrecht oft maßgeblich, sofern weitere Voraussetzungen erfüllt sind. - Auch Wochenenden und Urlaubstage zählen mit.
Für die 183-Tage-Regel kommt es auf Kalendertage an, nicht nur auf Arbeitstage. Urlaub, Krankheit und Wochenenden im Ausland können damit steuerlich relevant sein. - Innerhalb der EU ist es einfacher, aber nicht regelungsfrei.
Für EU-Bürgerinnen und -Bürger ist Arbeiten in anderen EU-Staaten grundsätzlich durch die Freizügigkeit möglich, dennoch müssen nationale Regeln zu Arbeitszeit, Pausen und Vergütung geprüft werden. Länder wie Spanien oder Portugal sind rechtlich unkomplizierter als außereuropäische Ziele. - Außerhalb der EU wird es schnell kompliziert.
Für Länder wie Großbritannien kann bereits eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Für viele außereuropäische Ziele sind Visa-, Steuer- und Sozialversicherungsfragen deutlich aufwendiger. Fachleute empfehlen deshalb oft, Workation auf EU-Länder zu begrenzen. - Sozialversicherung bleibt nicht automatisch gleich.
Workation im Ausland kann unter bestimmten Voraussetzungen als Entsendung gelten. Dann kann die deutsche Sozialversicherung weiter gelten, die Abstimmung mit der Krankenkasse wird jedoch empfohlen. - Die rechtliche Prüfung sollte immer vorab erfolgen.
Arbeitgeber sollten prüfen, ob im Zielland ein Aufenthaltstitel oder eine Arbeitserlaubnis nötig ist, ob eine A1-Bescheinigung erforderlich ist und ob durch die Tätigkeit eine ausländische Betriebsstätte entstehen könnte. Gerade bei längeren oder regelmäßigen Aufenthalten kann aus einem flexiblen Benefit schnell ein Compliance-Thema werden.
Einordnung für Unternehmen
Workation ist ein wirksames Employer-Branding-Instrument, aber kein rechtliches Freifeld. Je kürzer und klarer der Rahmen, desto einfacher die Umsetzung: schriftliche Freigabe, Länder-Whitelist, Höchstdauer und klare Vorgaben zu Versicherung und Steuer. Wer dagegen pauschal „Arbeiten von überall" verspricht, ohne die Details zu regeln, riskiert Probleme, die sich mit etwas Vorbereitung leicht vermeiden ließen. Da sich Steuer- und Arbeitsrecht laufend ändern, empfiehlt sich im Zweifel die Rücksprache mit einem Fachanwalt oder Steuerberater.