Viele Unternehmen investieren derzeit massiv in digitale Tools, KI und hybride Arbeitsmodelle. Gleichzeitig wirken zahlreiche Büros weiterhin austauschbar, technisch überholt oder organisatorisch nicht auf modernes Arbeiten vorbereitet. Genau darin sehen Michael Raberger, CEO von Ricoh Deutschland, und Samir Ayoub, geschäftsführender Gesellschafter der Designfunktion Gruppe, ein wachsendes Problem. Im Interview sprechen sie darüber, warum moderne Arbeitswelten heute strategische Bedeutung haben, weshalb Kollaboration neu gedacht werden muss – und warum attraktive Büros gerade im Wettbewerb um Talente wieder wichtiger werden.
DUP UNTERNEHMER-Magazin: Nach Ihren Erkenntnissen sind 70 bis 80 Prozent der deutschen Büros heute nichtssagend, austauschbar, sprechen keine Botschaft. Woran liegt das?
Samir Ayoub: Viele Büros wurden lange als reine Kostenstelle betrachtet und nicht als strategisches Führungsinstrument. Es fehlt oft eine klare Haltung zur eigenen Arbeitskultur, sodass Räume weder Identität stiften noch Verhalten unterstützen. Das Ergebnis sind funktionale, aber seelenlose Flächen ohne Wirkung nach innen und außen.
Michael Raberger: Viele Unternehmen sehen noch zu wenig die Chancen, dass moderne Arbeitswelten auch ein produktivitätssteigerndes Element für den eigenen Betrieb, die Mitarbeitenden und die Zukunft sind. Aber zugleich sehen wir eine Dynamik: Die Attraktivität des modernen Büros und nahtloser Prozessautomatisierung gewinnt in hybriden Organisationsmodellen zunehmend Priorität. Das gilt auch für den Mittelstand.
Für Sie bedeutet New Work nicht nur New Office, sondern es braucht in einer hybriden Arbeitswelt ein Arbeitserlebnis, das nahtlos, digital und effektiv ist. Was heißt das konkret?
Raberger: Ob Mittelstand oder Konzern – Unternehmen vernetzen ihre Standorte, Mitarbeitende arbeiten aus dem Büro, dem Home Office oder dem Third Place, von überall. Dafür braucht es nahtlose, intuitive Technik, Kollaborations-Tools, aber insbesondere auch moderne Meetingräume als Kernstück des hybriden Arbeitens. Wir verstehen unter Workplace Experience ein perfektes Zusammenspiel von Technik, Raum und Mensch, damit Mitarbeitende innovativ sein und effektiv zusammenarbeiten können. AV-Technik baut Barrieren ab, wenn sie perfekt funktioniert, Nähe erzeugt und den Ortsunterschied vergessen macht. Zugleich macht passgenaue Möblierung, Ergonomie und optimale Raumnutzung einen ganzheitlich gedachten Meetingraum zum Motor für produktives Arbeiten.
Ayoub: Konkret bedeutet das, dass Raum, Technik und Prozesse so ineinandergreifen, dass Arbeiten unabhängig vom Ort gleichwertig möglich ist. Mitarbeitende dürfen nicht überlegen müssen, wie Technik funktioniert, sie muss einfach da sein und unterstützen. Erst dann entsteht ein echtes, produktives Arbeitserlebnis.
Nach einer Studie von Ricoh fühlt sich lediglich ein Drittel der Mitarbeitenden von Unternehmen hinsichtlich Kollaborations-Tools gut ausgestattet. Was zeichnet gute Kollaborations-Tools aus, können Sie Beispiele nennen?
Raberger: Ein leistungsstarkes Meetingboard, vernetzt mit Kameras, die dem Präsentator folgen. Perfekte Ton- und Videotechnik in standortübergreifenden Konferenzen, die Diskussionen und kreatives Brainstorming barrierefrei unterstützen. Intuitive Technik ermöglicht inspirierende Kollaboration und trägt zugleich zu mehr Produktivität bei.
Und ein ganz wichtiger Aspekt ist das Thema Sicherheit: Ungesicherte AV-Systeme stellen ein potenzielles Einfallstor für Cyberangriffe dar. Unsere Tools sind optimal geschützt.
Ayoub: Gute Kollaborations-Tools sind zuverlässig, intuitiv und überall konsistent nutzbar, im Büro genauso wie remote. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Tools, sondern deren reibungsloses Zusammenspiel, etwa bei Videokonferenzen, digitalen Whiteboards oder hybriden Workshops. Technik muss Zusammenarbeit erleichtern, nicht verkomplizieren.
Warum braucht es in Zeiten von Remote Work eine attraktive Raumgestaltung – und wie sieht diese aus? Junge Talente wollen doch am liebsten etwa aus dem Homeoffice arbeiten. Spielt da die Büroausstattung tatsächlich noch eine große Rolle?
Ayoub: Gerade weil Arbeit heute ortsunabhängig ist, braucht das Büro einen echten Mehrwert. Attraktive Räume fördern Begegnung, Identifikation und Kultur, Dinge, die remote kaum entstehen. Für junge Talente ist das Büro kein Pflichtort mehr, aber ein entscheidender Faktor, ob sie sich einem Unternehmen verbunden fühlen.
Raberger: Definitiv spielt ein attraktives, modernes Büro eine große Rolle, als Anreiz für Mitarbeitende jeden Alters. Ich glaube aber, dass ein Gegeneinander „Fraktion Home Office versus Fraktion Büro“ zu kurz gedacht ist. Hybrides Arbeiten hat sich etabliert und wird ein grundlegendes Modell für zukünftige Arbeitswelten bleiben. Ob das konkret ein oder zwei regelmäßige Remote Work-Tage bedeutet, ist abhängig von der Organisation. Wir fokussieren uns darauf, die besten Bedingungen für hybride, standortunabhängige Arbeitswelten mit intuitiven Büro- und Meetingraum-Technologien zu bieten.
Das moderne Arbeiten wollen Sie auch für den Mittelstand erschwinglich und zugänglich gestalten. Stickwort „Meetingroom-as-a-Service“. Bitte nennen Sie ein Beispiel, eine konkrete Ausstattung und die dafür anfallenden Mietkosten ...
Raberger: Es geht uns bei diesem Modell nicht um die Miete einzelner technischer Geräte, sondern um einen konzeptionellen Ansatz, der hybride Zusammenarbeit inspirierend und effektiver macht. Mit unserer Kooperation kommen zwei komplementäre Disziplinen zusammen: Der Spezialist für Raumgestaltung und New Office-Konzepte Designfunktion sowie wir als Partner für digitale Arbeitsplatz-Technologien und Prozessautomatisierung. Zusammen denken wir Arbeitswelten neu, sowohl für Mittelständler als auch Konzerne: Wir bieten Meetingräume in verschiedenen Größen und Ausstattungsvarianten als Mietmodell zum Fixpreis an, inklusive der Planung, Aufbau, Service und Wartung.
Ayoub: „Meetingroom-as-a-Service“ ermöglicht professionell ausgestattete Besprechungsräume inklusive Hardware, Software, Service und laufender Betreuung. Unternehmen erhalten beispielsweise voll ausgestattete hybride Meetingräume mit Videokonferenztechnik, Displays und Akustiklösungen ohne hohe Investitionskosten. So bleibt Technik aktuell, flexibel skalierbar und wirtschaftlich planbar.
Warum haben sich Ricoh und Designfunktion zur Zusammenarbeit entschlossen?
Ayoub: Weil wir die gleiche Überzeugung teilen, dass erfolgreiche Arbeitswelten nur ganzheitlich funktionieren. Designfunktion bringt Raum, Design und Kultur zusammen, Ricoh ergänzt dies mit technologischer Exzellenz und Services. Gemeinsam schaffen wir Arbeitsumgebungen, die Menschen produktiver, zufriedener und vernetzter arbeiten lassen.
Raberger: Es gibt einen großen Bedarf, zukünftige Büroräume aus allen Perspektiven zu planen. Es gibt auch ein zunehmendes Bewusstsein in vielen Unternehmensleitungen dafür, die Gestaltung von Arbeitswelten für die Mitarbeiterschaft nicht als „nice to have“, sondern als eine elementare Aufgabe der Geschäftsführung zu sehen. „Workplace Experience“ zahlt ein in die Zukunftsfähigkeit und die Produktivität des Unternehmens und sollte integrativer Teil der Unternehmensphilosophie als auch der Business-Ziele sein.
