Wenn Partnerschaften – egal welcher Art – scheitern, dann immer aus den gleichen Gründen: zu wenig Kommunikation und mangelndes Verständnis füreinander. Das gilt auch für die Zusammenarbeit mit einer Kommunikationsagentur. Damit die Kooperation gelingt und sie gemeinsam die besten Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen, sollten Sie diese sieben Erfolgskriterien schon von Anfang an im Blick haben.
1. Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Verstehen Sie Ihre Agentur als einen Partner mit dem Sie auf Augenhöhe zusammenarbeiten und kommunizieren. Binden Sie die Agentur in das gesamte Netzwerk der Leistungserbringung gut ein. Seien Sie Vorbild: Eine offene, transparente Kommunikation ist auch disziplinübergreifend wichtig, beispielsweise mit mehreren Agenturen, verschiedenen Disziplinen oder Abteilungen.
2. Kontinuität zahlt sich aus
Eine offene Kommunikation ist vor allem mit Blick auf kritische Aspekte wichtig. Sprechen Sie Ihre Unzufriedenheit, Fehler oder eine sich verschlechternde Agenturleistung schon sehr früh an. Und geben Sie der Agentur die Chance, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Denn langfristige Beziehungen mit eingespielten Teams und gegenseitigem Know-how sind für beide Seiten vorteilhaft.
3. Binden Sie Ihr Team ein
Binden Sie das komplette Team in den Feedback-Prozess mit der Agentur ein. Ihr Team setzt nicht nur die Projekte um, es kennt auch die kleinen Stellschrauben und entscheidenden Details des Projektes. So sind Feedback-Gespräche mit der Geschäftsführung der Agentur besonders effektiv, nachdem Sie das interne Feedback erhalten und ausgewertet haben.
4. Legen Sie klare Prozesse fest
Transparente und einfache Prozesse sind das A und O einer effektiven Kollaboration. Legen Sie daher zu Beginn der Zusammenarbeit gemeinsam mit der Agentur klare Prozesse fest und wiederholen Sie diese Abstimmung zu den Prozessen regelmäßig. Was hat sich bewährt, was nicht? Und für welche Herausforderung braucht es eine gänzlich neue Lösung?
Für effektive Freigabeprozesse sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Agentur zeitnah ein einstimmiges Feedback erhält. Dem geht voraus, dass Sie den Freigabeprozess und die Verantwortlichkeiten definiert haben.
Versuchen Sie generell frühestmöglich zu briefen und die Anzahl von „Notfällen“ und „Schnellschüssen“ gering zu halten. Tauschen Sie sich regelmäßig auch über eventuelle Verzögerungen aus.
5. Transparenz zahlt sich aus
Schaffen Sie Transparenz zu den Zielen des Unternehmens, Ihrer Abteilung oder Ihren ganz individuellen. Machen Sie klar, woran Sie den Erfolg messen wollen. Erarbeiten Sie gemeinsam mit der Agentur die richtigen Wege zur Zielerreichung.
6. Vertrag als Basis
Grundlage der Zusammenarbeit ist der Vertrag mit der Agentur und der vereinbarte Arbeitsumfang. Hier sollten die entsprechenden Kapazitäten und Agenturfunktionen abgedeckt werden. Führen Sie regelmäßig einen Soll-Ist-Abgleich durch und vergleichen Sie den bisherigen Aufwand mit der Planung und informieren Sie auch Ihr Team, was durch den Vertrag abgedeckt ist und was nicht.
7. Regelmäßiges Monitoring
Um die Zusammenarbeit kontinuierlich zu optimieren, haben sich Monitorings und Beurteilungen in der Praxis bewährt. Dabei sollten die Erwartungshaltungen regelmäßig und ausreichend häufig abgeglichen werden. Zum Beispiel alle sechs Monate oder direkt nach der Durchführung größerer Projekte. Dabei sollten grundsätzlich beide Seiten, also Ihr Team und das der Agentur, die Bewertungen durchführen. Denn wie gut eine Agentur arbeitet, hängt auch stark von der Arbeitsweise des Auftraggebers und der Projektkommunikation ab. Die Bewertungen können mit einfachen Fragebögen durchgeführt und sollten anschließend mit beiden Teams geteilt werden. In einem persönlichen Treffen oder kurzen Workshop können Sie daraus konkrete Verbesserungen und Maßnahmen ableiten.
Tipp: Checklisten, Tools und Best Practices zur Suche und Zusammenarbeit mit einer Agentur finden Sie auf der Informationsplattform: www.die-richtige-agentur.de
