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Neue Lösungen schaffen neue Herausforderungen
In Zeiten der Digitalisierung stellt eine digitale Arbeitsumgebung das entscheidende Investment in die Innovationskraft, Produktivität, Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens dar. Aktuell arbeiten rund 50 Prozent aller Berufstätigen an einem mobilen Arbeitsplatz. Vieles spricht dafür, dass sich der „normale“ Bürobetrieb auch nach der Pandemie nicht wieder voll einstellen wird, da sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter die Vorteile von Homeoffice – etwa die Flexibilität und den Wegfall von Anfahrten – erkannt haben. Der Digital Workspace sollte daher als nachhaltiger zentraler Baustein des digitalen Wandels begriffen werden.
Man stelle sich vor, Mitarbeiter haben die modernsten Tools zur Kollaboration zur Verfügung, wissen aber nicht wie diese bedient werden. Oder aber es wurden beim Rollout Sicherheitseinstellungen versäumt und es kommt zum Datenleck.
Der Digital Workspace ist also nicht nur eine Frage von Software, sondern das Ergebnis eines integrierten Arbeitsplatzkonzeptes, das sowohl Software als auch Hardware umfasst und zugleich mit einer Veränderung der Unternehmenskultur einhergeht.
Ganzheitliche Prozesse sind gefragt
Wichtig ist, ein Gesamtbild des Unternehmens entstehen zu lassen. Hilfreiche Fragen dabei sind: Wie wird es sich künftig anfühlen, im Unternehmen zu arbeiten? Welche Prozesse sollen richtig „im Flow“ sein? Welche Hindernisse und Herausforderungen können auftreten?
Was bei der Konzeption eines sicheren und kosteneffizienten digitalen Arbeitsplatzes zu beachten ist, lässt sich wie folgt zusammenfassen:
- Veränderung begleiten und managen: Es ist wichtig, von Anfang an alle Beteiligten mit auf die Reise zu nehmen: Welche Informationen brauchen Entscheider und Endnutzer? Digital Workspace ist kein „IT only“-Projekt, es soll schließlich ein grundlegender organisatorischer Wandel stattfinden. Dabei hilft es, Bedenken und Wünsche zu sammeln und auf ein gemeinsames Commitment hinzuarbeiten.
- Sicherheit gewährleisten: Die Sicherheit ist ein absolutes Muss! Bevor ein IT-Projekt ausgerollt wird, sollte ein zuverlässiges Sicherheitskonzept stehen, mit dem Nutzeridentitäten abgesichert werden ohne die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit zu behindern (2-Faktor-Authentifizierung) und Daten in zertifizierten Rechenzentren sowie DSGVO-konform verarbeitet werden.
- Mitarbeitern schnelle (Selbst-)Hilfe ermöglichen: Es gibt fast nichts schlimmeres, als mit technischen Problemen alleine im Homeoffice zu sitzen und diese nicht (selbst) lösen zu können. Auf der anderen Seite sind die Ressourcen in der IT begrenzt. Daher kann diese nicht 24/7 erreichbar sein. Beim Digital Workspace sollte daher ein entsprechendes Ticket-System oder gar eine IT-Service-Management-Software von Beginn an mitgedacht werden.
Schrittweises Vorgehen statt Massen-Rollout
Entwickeln Sie zunächst eine Vision, binden Sie alle Abteilungen sowie die Mitarbeiter mit ein und managen Sie den Übergang aktiv. Nach diesen drei Vorüberlegungen können Sie ihr Projekt weiter planen und umsetzen. Eine mögliche Roadmap finden Sie im kostenfreien Whitepaper „Erfolgsfaktor Digital Workspace“ von Experis.