Aktuelle Untersuchungen von World Commerce & Contracting (WorldCC) zeigen, dass Unternehmen im Schnitt rund 8,6 % an Wert (Umsatz- und Kosteneffizienz) durch ineffizientes Vertragsmanagement verlieren; je nach Branche können es bis zu 15 % sein. Gerade jetzt können sich besonders mittelständische Unternehmen aus Deutschland diesen laxen Umgang nicht länger leisten. „Die frühzeitige und effektive Erkennung solcher Risiken ist daher entscheidend“, sagt der Hamburger Rechtsanwalt und Vertragsexperte Wolfgang Herfurtner. Besonders Fehler beim Abschluss eines Vertrags können Unternehmen später teuer zu stehen kommen. Herfurtner: „Fehler bei Vertragsabschlüssen können erhebliche negative Auswirkungen haben. Unklarheiten in den Vertragsklauseln und eine unzureichende Vertragsprüfung sind zentrale Problembereiche. Solche Fehler führen oft zu Missverständnissen und rechtlichen Konflikten, die vermeidbar wären.“
Vertragsunklarheiten zu Beginn landen später häufig vor Gericht
Gerade vage Formulierungen führen dazu, dass die Vertragsparteien später den Inhalt des Geschriebenen sehr unterschiedlich auslegen. Die Folge daraus sind Streits oder gar gerichtliche Auseinandersetzungen. Besonders das Verwenden sehr unpräziser Begriffe wie „angemessen“ oder „zeitnah“ führt oft zum Streit. Ein Kunde, der dringend auf die Montage eines bestimmten Teils wartet, versteht unter „zeitnah“ vermutlich etwas anderes als der Handwerksbetrieb, der die Bücher voll mit Aufträgen hat.
Das Grundübel besteht häufig in der unzureichenden Vertragsprüfung: Die Vertragsparteien konzentrieren sich meist auf die Waren oder Produkte und deren Bezahlung – nicht aber auf das Kleingedruckte, das Sich-Ausschließende oder gar das Nicht-Geklärte im Vertragsinhalt. Herfurtner: „Mangelnde Vertragsprüfung stellt ein häufiges Problem dar. Die gründliche Analyse eines Vertrages ist notwendig, um alle Bestandteile zu verstehen und zu validieren. Dies betrifft sowohl rechtliche als auch finanzielle Aspekte des Vertrages. Vernachlässigungen in diesem Bereich ziehen oft gravierende Konsequenzen nach sich, wie nicht eingehaltene Fristen oder übersehene entscheidende Bestimmungen.“
Hilfreich ist es daher, wenn ausgewiesene Vertragsexperten vor der beidseitigen Unterschrift einen Blick auf das Vereinbarte werfen. Das gilt besonders für langlaufende Verträge oder Abkommen, bei denen es um einen hohen Sachwert geht.
Digitales Vertragsmanagement wird zum Gamechanger
Verträge bilden die Basis jeder geschäftlichen Beziehung. Sie definieren Konditionen, Preise, Fristen, Qualitätsstandards und rechtliche Sicherheit. „Dennoch wird das Vertragsmanagement in vielen Unternehmen immer noch als rein administrative Tätigkeit gesehen. Dabei ist es eine sehr lebendige Thematik“, sagt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. Seit mehr als 20 Jahren treibt er die Digitalisierung von Business-Anwendungen voran – heute mit einem besonderen Blick auf Verträge als Motor von Prozessen. Denn digitales Vertragsmanagement hilft Firmen, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren.
Um beispielsweise Unklarheiten oder Fehler in der Formulierung von Vertragsklauseln zu vermeiden, ist es ratsam, digitale Vorlagen und Klauselbibliotheken für die Vertragserstellung zu verwenden. „Die jeweils zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen auf die von der Rechtsabteilung freigegebenen Templates zu und erzeugen damit im Handumdrehen fertige, stets aktuelle und konforme Verträge. Dies minimiert zum einen Risiken und spart zum anderen allen Beteiligten enorm viel Zeit“, so Digitalexperte Schmeisser.
Auch bei der Vertragsprüfung unterstützt eine smarte Vertragsmanagement-Software durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. „Es geht dabei nicht darum, menschliches Wissen zu ersetzen, sondern vorhandene Ressourcen zu schonen und ausgewählte Aufgaben durch KI stark zu beschleunigen“, sagt Schmeisser. KI-Prüfkataloge ermöglichen es, den Vertragsbestand sowie einzelne Verträge anhand von Checklisten auf bestimmte K.-o.-Kriterien, Klauseln oder gesetzliche Vorgaben zu kontrollieren. „Das System erkennt enthaltene Risiken und bereitet diese übersichtlich zur weiteren Bearbeitung auf. Sollte Handlungsbedarf bestehen, generiert die Software automatisch die notwendigen Ergänzungsvereinbarungen und startet optional die richtigen Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse, inklusive digitaler Signatur“, so Schmeisser. Die Vertragsverhandlung mit externen Partnern erfolgt nahtlos und transparent. Die Zeitreise-Funktion ermöglicht es mit einem durchdachten Versionierungskonzept, alle Änderungen an einem Dokument einfach nachzuvollziehen, zu vergleichen sowie jede beliebige Version wiederherzustellen.
Verträge mit KI auffindbar machen
Ein weiterer wichtiger Punkt: Auch nach Abschluss eines Vertrags sollte er danach nicht in Ablage X23/F44P verschwinden. Denn: Gerade, wenn sich bei langen Vertragslaufzeiten Probleme oder Rückfragen ergeben oder auch die personelle Zuständigkeit für das Thema in der Firma in andere Hände übergeht, sollten die Verträge immer zur Hand und vor allem digital verfügbar sein.
In vielen deutschen Firmen ist die Vertragssuche laut Schmeisser „nach wie vor einer der größten Pain Points“. Seine Lösung: „Smarte Tools setzen hier mit einer semantischen Volltextsuche, KI-Chat sowie mit 360-Grad-Sichten an. Automatisiertes Fristenmanagement ist eine weitere absolute Grundfunktionalität, um alle laufenden Termine und Fristen im Blick zu behalten.“