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Effektive Meetings: Strategien für maximale Produktivität

Meetings strukturieren für die meisten Angestellten und Führungskräfte den Arbeitsalltag. Eine effektive Meetingkultur bildet nicht nur das Fundament der meisten Unternehmen, sondern gewährleistet auch eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Doch ob virtuell oder am Konferenztisch: Schnell schleichen sich Verhaltensweisen ein, welche die Effizienz mindern.

12.03.2024

Nadine Schmidt

In Meetings können Teilnehmende Ideen vorantreiben, Entscheidungen treffen und gemeinsam Strategien entwickeln. Doch in der Realität sind sie oft für ihre Ineffizienz, Zeitverschwendung und mangelnde Ergebnisorientierung berüchtigt. Katejan von Armansperg verrät, wie eine effektive Meetingkultur etabliert werden kann. Darauf sollten Führungskräfte achten, um effizientes Arbeiten und konstruktives Feedback zu gewährleisten.

Kajetan von Armansperg

ist Mitgründer und Co-CEO von Leapsome, einer Personalentwicklungs-Plattform, die von Insight Partners, Creandum und dem Visionaries Club unterstützt wird

DUP UNTERNEHMER: Wie definieren Sie eine effektive Meetingkultur in einem Unternehmen und warum ist sie wichtig? Inwiefern hat es Einfluss auf die Effizienz, ob Meetings online oder offline abgehalten werden?

Kajetan von Armansperg: Für mich sind Meetings erfolgreich, wenn Diskussionen angeregt werden. Möchte man hingegen nur Informationen teilen, ist eine Mail das bessere Format. Meetings sollten Raum für Feedback schaffen und Entscheidungen vorantreiben. Wenn Unternehmen solch eine Kultur etablieren, stärkt das nicht nur die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, sondern steigert auch ihre Effizienz und Motivation, weil sie ihre Arbeitszeit sinnvoll nutzen können. Eine von uns mit YouGov durchgeführte Studie zeigt, dass viele Mitarbeitende immer noch einen beträchtlichen Teil ihrer Meetings als „Zeitverschwendung“ empfinden. Unternehmen sollten daher dringend reflektieren, wie sie Besprechungen etablieren können, die Arbeitsprozesse optimieren und die Kommunikation im Team bereichern. Eine gesunde Meetingkultur ist für uns bei Leapsome so essenziell für ein effektives Arbeitsklima, dass wir unser Meetings-Modul komplett kostenlos zur Verfügung stellen.

Welche Hauptfaktoren tragen Ihrer Meinung nach zu ineffektiven Meetings bei, und wie können diese vermieden werden?

Von Armansperg: Ineffektive Meetings entstehen oft durch unklare Ziele und Agenden oder eine Überfülle an Teilnehmenden. Auch wenn Teilnehmende nicht vorbereitet sind, wirkt sich das negativ auf den Erfolg eines Meetings aus. Möchte man das vermeiden, sollte man dafür sorgen, dass alle Teilnehmenden bereits vor der Besprechung Einblick in eine konkrete Agenda bekommen und so die Chance haben, sich vorzubereiten. Während des Meetings sollte ein Moderator oder eine Moderatorin für Struktur sorgen und den Zeitplan einhalten.

Welche Strategien empfehlen Sie, um sicherzustellen, dass Meetings produktiv und zielorientiert gestaltet werden?

Von Armansperg: Um sicherzustellen, dass Meetings zielgerichtet bleiben, ist es wichtig, Zeitlimits für Diskussionen und Fristen für Entscheidungen festzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Themen effizient behandelt werden und das Meeting nicht von inessenziellen Details aufgehalten wird. Darüber hinaus können KI-Tools verwendet werden, um optimale Meeting-Abläufe zu unterstützen sowie die Produktivität und das Engagement vor, während und nach dem Meeting zu steigern. Nach Abschluss einer Beprechung ist es ratsam, eine Zusammenfassung zu erstellen sowie besprochene Punkte als konkrete Maßnahmen und Verantwortlichkeiten festzulegen.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass Meetings die richtigen Teilnehmenden einbeziehen und Zeitverschwendung durch überflüssige Teilnahme vermeiden?

Von Armansperg: Am besten fragen sich die Organisierenden im Vorfeld, welche Personen erforderlich sind, um konkrete Meeting-Ziele zu erreichen. So sind nur diejenigen anwesend, die einen direkten Beitrag leisten können oder von den Diskussionen profitieren. Diese einfache Vorüberlegung ist auch ein Zeichen der Wertschätzung gegenüber Teammitgliedern. Man signalisiert damit, dass man ihre Zeit respektiert und darauf bedacht ist, effiziente und zielgerichtete Meetings zu gestalten.

Welche bewährten Methoden können dabei helfen, Meetings effizienter zu gestalten?

Von Armansperg: Meetings effizienter zu gestalten erfordert, die Zeit optimal zu nutzen und den Ablauf strukturiert zu gestalten. Durch die Begrenzung von Diskussionen auf relevante Themen bleibt das Meeting fokussiert und wichtige Punkte erhalten die erforderliche Aufmerksamkeit. Es sollte auch unbedingt Zeit für Fragen, Feedback und Austausch gelassen werden. Insbesondere weil der ad-hoc Austausch in Meetings einen kooperativen Charakter hat, der sich von einer E-Mail abhebt.

Wie können Unternehmen eine Kultur schaffen, in der Mitarbeitende offen Feedback zu Meetings geben können, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen? Über welche Kompetenz sollten Führungskräfte verfügen?

Von Armansperg: Unternehmen können ein anregendes Arbeitsumfeld schaffen, indem sie eine vertrauensvolle Kultur des offenen Austauschs fördern. Es ist wichtig, konstruktives Feedback zu schätzen und anzunehmen. Jedes Teammitglied sollte sich bemühen, aktiv zuzuhören und allen Gesprächsteilnehmenden auf Augenhöhe zu begegnen. Dies schafft eine Atmosphäre, in der Mitarbeitende sich sicher fühlen, ihr Feedback oder ihre konstruktive Kritik zu teilen.