Mittelständler ächzen unter ihr, Wirtschaftsverbände bezeichnen sie als Bremsklotz, und auch die neue Bundesregierung hat sich ihren Abbau ins Pflichtenheft geschrieben: überbordende Bürokratie. Dabei wird oft übersehen, dass viele mittelständische Unternehmen selbst unnötigen bürokratischen Ballast mit sich herumschleppen. Viele haben in den zurückliegenden Jahren Speck angesetzt. Vor allem im Overhead schlummert meist Potenzial zur Kostensenkung, 15 bis 18 Prozent sind keine Seltenheit.
Berichte, die niemand liest
Es geht um jene Bereiche, die in der klassischen Gemeinkostenwertanalyse betrachtet werden – also Kostenstellen, die nicht direkt mit dem Endprodukt eines Unternehmens verknüpft sind. Das können Urlaubsanträge sein, die drei Hierarchieebenen durchlaufen. Das können 30-seitige Berichte von Führungskräften sein, die niemand liest. Oder auch IT-Dienstleistungen, die mit hohem Aufwand intern erbracht werden, obwohl sie am Markt kostengünstiger erhältlich wären.
Vier Kernfragen helfen bei der Analyse
Um diesen Bürokratiespeck loszuwerden, die Overhead-Kosten zu reduzieren und sich schlanker, effizienter, dynamischer aufzustellen, reagieren viele Unternehmen pauschal mit Personalabbau nach dem Rasenmäherprinzip. Das führt jedoch nicht zum Ziel. Stattdessen sollten sich Verantwortliche diese vier Kernfragen stellen:
- Was ist der (interne) Kunde bereit, für eine Leistung zu zahlen?
Eine inhouse erbrachte IT-Leistung für eine andere Abteilung, etwa eine Gehaltsabrechnung, sollte sich beispielsweise daran orientieren, was sie extern am Markt kostet. - Ist die Leistung, wie sie aktuell erbracht wird, in dem Umfang notwendig?
Ein Beispiel aus der Industrie wäre die Instandhaltung einer Pumpe, die nachts bei einem Ausfall gewartet werden muss, um die Produktion am Laufen zu halten. Alternativ könnte eine zweite Pumpe installiert werden, auf die beim Ausfall der ersten umgeschaltet wird – die Instandhaltung in der Nachtschicht entfiele. - Kann auf die Leistung verzichtet werden?
Der bereits erwähnte Bericht einer Führungskraft, der nicht gelesen wird, wäre dafür ein Beispiel. - Können Leistungen effizienter erbracht oder kostengünstiger vom externen Markt bezogen werden?
Um diese Kernfrage zu beantworten, hilft nur Transparenz – zwischen allen Abteilungen.
Diese Transparenz lässt sich sehr gut mithilfe webbasierter Tools schaffen. Sie ermöglichen eine Bestandsaufnahme interner Leistungen, Wettbewerbsanalysen und den Vergleich mit unternehmensübergreifenden Benchmarks am Markt.
Konkrete Kostensenkungen
Um den oft emotional aufgeladenen Transformationsprozess zu versachlichen, setzen wir auch auf sogenannte „Tiefbohrungsworkshops“. Darin werden die Ergebnisse mit allen Beteiligten plausibilisiert, Schwachstellen identifiziert und Lösungsansätze erarbeitet. In einer letzten Phase werden schließlich konkrete Maßnahmen definiert, um Overhead-Kosten zu senken. Dazu zählen beispielsweise Aufgabenzentralisierung, Digitalisierung und Automatisierung, die Anpassung von Service Levels, Off-Shoring oder Outsourcing. Diesen integrierten Projektansatz nennen wir „Lean Admin“: Für Unternehmen aller Branchen kann er ein Schlüssel zu sinkenden Overhead-Kosten und weniger Bürokratie sein.
