DUP UNTERNEHMER-Magazin: In welchem Unternehmensbereich hat Automatisierung bei Ihnen aktuell den größten messbaren Effekt?
Rebecca Hesselbach: Der größte messbare Effekt der Automatisierung liegt bei uns im Kunden- und Talent-Akquisition-Funnel – von der ersten Anfrage bis zum ersten Gesprächstermin.
Als spezialisierte Personalvermittlung für die HomeCare-Branche (ambulante Hilfsmittel und respiratorische Medizintechnik) setzen wir von Beginn an auf digitale Effizienz – nicht aus Technik-Liebe, sondern aus tiefer Überzeugung: Schnelligkeit und Klarheit sind Respekt.
Unsere Kundinnen durchlaufen einen automatisierten „Kunden-Onboarding-Funnel“, in dem sie ihr Anforderungsprofil digital erfassen – von technischen Qualifikationen bis zur Unternehmenskultur. So entfällt der zeitaufwändige Abstimmungsmarathon. Stattdessen beginnen wir sofort mit der Suche – mit einem klaren Bild. Wir sind vollständig papierlos.
Gleichzeitig gewinnen wir Talente über unser KI-gestütztes Talent-Netzwerk (via Funnel): Interessierte melden sich proaktiv, füllen ihren Profil-Fragebogen aus und buchen sich selbst per Calendly in ein Screening-Gespräch.
Begleitende Kommunikation läuft über vordefinierte, KI-optimierte E-Mail- und Textvorlagen – je nach Phase und Position nutzen wir gezielte Social-Recruiting-Funnels auf LinkedIn und Xing.
Das Ergebnis?
Besetzung von Schlüsselpositionen im Durchschnitt zwischen 2 und 12 Wochen.
Meistens stellen wir nur 1–3 Kandidat:innen vor – der erste Match ist oft der richtige.
Über 80 % unserer Matches kommen aus unserem aktiven Talentpool – kein Zufall, sondern das Ergebnis durchdachter Automatisierung und kontinuierlicher Datenpflege.
Welche Automatisierungsmaßnahme war für Ihr Unternehmen strategisch bisher die wichtigste – und warum?
Hesselbach: Die systematische Integration von KI in alle Arbeitsprozesse war die wichtigste strategische Entscheidung.
Als Gründerin und Geschäftsführerin weiß ich: Um kundenfreundlich, schnell und fehlerarm zu sein, braucht es mehr als Engagement – es braucht gezielte Systemunterstützung.
Deshalb arbeiten wir mit maßgeschneiderten Master-Prompts in ChatGPT und Copilot, um in Sekunden hochwertige Stellenanzeigen, Bewerbungs-E-Mails, Kandidatenprofile und Interviewleitfäden zu erstellen – stets an die Branche angepasst, fachlich präzise und emotional stimmig. KI macht die Vorarbeit – wir liefern die Seele.
Diese Technik ermöglicht es meinem kleinen Team (zwei Mitarbeiterinnen) eine *Reichweite und Effizienz*, die sonst nur große Agenturen erreichen.
Dabei erwarte ich von allen: Grundkenntnisse im Umgang mit KI zu haben – nicht als Selbstzweck, sondern als Werkzeug für mehr Klarheit, vor allem Zeit und Wirkung. Denn wer heute nicht lernt, mit Technik zu arbeiten, wird morgen von denen überholt, die es tun.
Deshalb gibt es bei uns regelmäßige, firmeninterne Schulungen, in denen wir live an Use-Cases arbeiten, Prompts gemeinsam optimieren und Tools testen – kein „Top-down“, sondern co-kreativ.
Und auch hier kommt das PersonalFundament ins Spiel: Eines der vier Module beschäftigt sich genau mit „KI & Automatisierung im Recruiting“ – inkl. fertiger Prompt-Bibliothek, Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Weil mein Ziel nicht ist, alle an mich zu binden – sondern alle in die Lage zu versetzen, selbst gut zu rekrutieren.
Was war die größte Herausforderung bei der Einführung von neuer Technologie zur Automatisierung – und wie sind Sie damit umgegangen?
Hesselbach: Die größte Herausforderung war paradoxerweise: gar keine.
Weil wir Technologie niemals von oben verordnen – sondern gemeinsam, im Team, Schritt für Schritt etablieren.
Jede neue Maßnahme – ob neuer Funnel, KI-Prompt oder automatisierte Kommunikationskette – wird im Team-Workshop besprochen, getestet und angepasst.
Ich halte interne Fortbildungen, in denen wir live an Beispielen arbeiten, Fragen stellen und „Was, wenn es schiefgeht?“-Szenarien durchspielen. So entsteht Vertrauen statt Angst, Klarheit statt Chaos.
Die Erkenntnis: KI ersetzt mich nicht – sie befreit mich. Von Zeitfressern. Von Wiederholung. Damit ich mich auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: Menschen. Verbindung. Tiefe.
Mein Mantra lautet: „Technik macht skalierbar. Menschlichkeit macht wertvoll.“
Und genau dieses Gleichgewicht ist unsere Kernkompetenz – und auch das Herzstück der PersonalFundament-Masterclass.
Denn am Ende geht es nicht darum, irgendeinen Mitarbeiter zu finden. Sondern den, der bleibt, weil er passt. Weil er sich gesehen fühlt. Weil das Unternehmen weiß: Wir wollen nicht nur füllen – wir wollen verbinden.