183 Führungskräfte aus dem Rechnungswesen in Deutschland, Österreich und der Schweiz wurden für eine aktuelle Studie zur Digitalisierung ihrer Abteilungen befragt. Das Ergebnis fällt recht eindeutig aus, denn der Einsatz von KI im Rechnungswesen nimmt gegenüber dem Vorjahr merklich zu. Die Befragten sehen darin vor allem ein Mittel für effizientere Abläufe und bessere Qualität, während schnelle Kosteneinsparungen eher in den Hintergrund rücken. In vielen Finanzabteilungen verlagert sich der Blick damit von den technischen Grundlagen hin zur Frage, an welchen Stellen die Technik im Alltag tatsächlich Arbeit abnimmt.
Hinzu kommt der Druck des Gesetzgebers. Seit Anfang 2025 sind alle Unternehmen im inländischen Geschäftsverkehr zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet, für den Versand laufen die Übergangsfristen nun schrittweise aus. Ab dem 1. Januar 2027 trifft die Pflicht zunächst Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ein Jahr später gilt sie von wenigen Ausnahmen abgesehen für alle. Als E-Rechnung zählen dabei nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, eine per E-Mail verschickte PDF-Datei genügt den Vorgaben nicht mehr.
Welche Aufgaben erledigt Software heute schon zuverlässig?
Am meisten bringen erfahrungsgemäß Vorgänge, die häufig anfallen, festen Regeln folgen und auf strukturierten Daten beruhen. Das trifft auf die Buchhaltung in besonderem Maß zu, schließlich laufen dort Monat für Monat ähnliche Belege in nahezu gleicher Form durch die Systeme. Bei Eingangsrechnungen etwa liest ein Programm Betrag, Fälligkeit und Lieferant aus, gleicht die Angaben mit der Bestellung ab und legt den Vorgang anschließend zur Freigabe vor.
Besonders viel Handarbeit entfällt beim Abgleich von Bankkonto und Buchhaltung, der in vielen Betrieben noch immer Stunden füllt. Aktuelle Software ruft dabei die Kontobewegungen laufend ab und suchen selbstständig nach dem passenden Beleg, sodass sich Umsätze und Belege automatisch zuordnen lassen. Auf dem Schreibtisch landen dann im Idealfall nur noch die Sonderfälle. Bestätigte Vorschläge merkt sich das System übrigens und wird dadurch mit jeder Buchung treffsicherer.
Ähnlich sieht es bei der Belegerfassung aus. Kassenzettel und Tankquittungen werden mit dem Smartphone fotografiert, per Texterkennung ausgelesen und mit einem Vorschlag für die passende Kategorie versehen. Wiederkehrende Posten wie Miete, Leasingraten oder Softwareabos werden einmal angelegt und danach von allein verbucht.
Auch das Mahnwesen lässt sich gut in feste Abläufe gießen, was angesichts der Zahlungsmoral durchaus ins Gewicht fällt. Im ersten Quartal 2026 lag der Zahlungsverzug zwischen Unternehmen branchenübergreifend bei 7,7 Tagen, im Baugewerbe sogar bei 15 Tagen. Automatische Zahlungserinnerungen sorgen zumindest dafür, dass keine offene Rechnung in Vergessenheit gerät. Bei der Lohnabrechnung geht die Entwicklung noch einen Schritt weiter, denn dort etabliert sich allmählich die Abrechnung in Echtzeit samt laufender Prüfung von Tarif- und Steuerregeln.
Ein angenehmer Nebeneffekt zeigt sich bei den Auswertungen. Sind Konto und Buchhaltung laufend abgeglichen, liegen offene Posten und anstehende Zahlungen tagesaktuell vor. Der Blick auf die Liquidität entsteht dann praktisch nebenbei und muss nicht erst am Monatsende mühsam zusammengetragen werden.
Wo stößt die Automatisierung an ihre Grenzen?
So überzeugend die Beispiele klingen, nicht jeder Ablauf eignet sich gleichermaßen. Je mehr Ausnahmen und Rückfragen ein Vorgang mit sich bringt, desto geringer fällt der Nutzen aus. Hinzu kommen die Schnittstellen, denn Bank, Buchhaltung und Steuerberatung müssen Daten direkt austauschen. Andernfalls entsteht an den Übergängen schlicht neue Handarbeit.
Mindestens ebenso stark wirkt sich die Datenbasis aus. Fehlen Steuernummern, Zahlungsziele oder Bankverbindungen im System, liefert auch die beste Software falsche Vorschläge. Lückenhafte Stammdaten bremsen selbst leistungsfähige KI-Anwendungen aus, weshalb vor dem Start meist erst einmal aufgeräumt werden muss.
Und was geschieht mit Fällen, die aus dem Raster fallen? Ungewöhnliche Beträge, strittige Reklamationen oder neue Lieferanten verlangen weiterhin einen prüfenden Blick. Das gilt erst recht für Zahlungsfreigaben, bei denen das Vier-Augen-Prinzip Betrugsversuche wie gefälschte Kontoverbindungen abfängt. Bewährt hat sich deshalb eine klare Arbeitsteilung, bei der die Software den Standardfall erledigt und alles Auffällige einer zuständigen Person vorlegt.
Auch die Dokumentation bleibt Sache der Menschen. Automatisierte Abläufe müssen bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sein, weshalb digitale Belege unveränderbar zu archivieren und die eingesetzten Verfahren schriftlich zu beschreiben sind. Eine knappe Verfahrensdokumentation erspart im Ernstfall viele Rückfragen.
Wie gelingt der Einstieg ohne Großprojekt?
In der Praxis bewährt sich ein Start im Kleinen. Ein Unternehmen wählt zunächst einen einzelnen Prozess aus und misst vorab die Durchlaufzeit, etwa vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Nach 2 bis 3 Monaten zeigt der Vergleich, wie viel Zeit die Umstellung tatsächlich bringt. Erst danach folgt der nächste Ablauf, sodass sich Erfahrungen und Regeln Schritt für Schritt übertragen lassen.
Mit der Technik verändert sich auch die Arbeit der Menschen in der Abteilung. Ändern sich Steuersätze, Kontenrahmen oder Freigabegrenzen, muss jemand die Automatik anpassen und stichprobenartig prüfen, ob die Ergebnisse noch stimmen. Die frei werdende Zeit fließt im besten Fall in Analyse und Planung. Finanzverantwortliche werden damit vom Zahlenverwalter zum Zahlengestalter und liefern der Geschäftsführung Prognosen statt Rückblicke.
Was bleibt unterm Strich?
Am schnellsten zeigt sich der Nutzen bei Rechnungen, Bankabgleich und Mahnwesen, weil dort viele gleichartige Vorgänge zusammenkommen. Weniger eindeutig fällt die Bilanz bei Abläufen mit vielen Ausnahmen aus, für die sich der Aufwand der Einrichtung oft erst spät rechnet. Voraussetzung bleiben in jedem Fall gepflegte Stammdaten und eindeutige Zuständigkeiten für alles, was die Automatik nicht selbst entscheiden darf. Die Software übernimmt dann die Routine, während Urteil und Verantwortung bei den Menschen bleiben.