DUP UNTERNEHMER-Magazin: In welchem Unternehmensbereich hat Automatisierung bei Ihnen aktuell den größten messbaren Effekt?
Matthias Hägele: Der größte messbare Effekt zeigt sich bei uns aktuell in informationsintensiven Prüf- und Dokumentationsprozessen – also überall dort, wo unstrukturierte Daten validiert und in strukturierte, weiterverarbeitbare Informationen überführt werden müssen.
Paradoxerweise entsteht dieser Effekt jedoch häufig nicht durch einen schnellen Technologieeinsatz, sondern erst dann, wenn der analoge Prozess zuvor „geheilt“ wird. Viele Unternehmen scheitern mit isolierten KI-Lösungen, weil eine Vielzahl nicht vernetzter Einzelanwendungen neue Datensilos schafft und Teams durch zusätzlichen Verwaltungsaufwand eher blockiert als entlastet.
Ein konkretes Beispiel aus dem Bausegment: Für einen Kunden haben wir den Prozess der Mängelrügen und Abnahmen automatisiert. Zuvor waren gängige Markt-Lösungen an der mangelnden Akzeptanz der Mitarbeitenden gescheitert, da komplexe Bedienung und Konfiguration auf der Baustelle zusätzlichen Aufwand erzeugten.
Unser Ansatz setzt auf unsichtbare Integration. Der Bauleiter spricht den Mangel vor Ort einfach frei ins Smartphone. Im Hintergrund betreiben wir die gesamte technische Kette als Service, von der Transkription bis zur automatischen Befüllung der firmeneigenen Formulare. Der Vorgang wird im System abgelegt und muss lediglich freigegeben werden.
Der messbare Effekt: Die Durchlaufzeit vom festgestellten Mangel bis zur versandfertigen Rüge sinkt von Tagen auf Minuten. Gleichzeitig reduzieren wir den manuellen Dokumentationsaufwand um rund 70 Prozent, da die doppelte Erfassung im Büro vollständig entfällt.
Welche Automatisierungsmaßnahme war für Ihr Unternehmen strategisch bisher die wichtigste – und warum?
Hägele: Unsere strategisch wichtigste Maßnahme war der Aufbau der Kompetenz, Automatisierungslösungen modular, wiederverwendbar und plattformbasiert zu entwickeln, statt isolierte Einzellösungen zu schaffen.
Wir verfolgen dabei konsequent den Ansatz, Lösungen zunächst dort zu entwickeln, wo interne Prozesse den größten manuellen Aufwand verursachen. Die in Punkt 1 beschriebene Automatisierung von Mängelrügen ist dafür ein gutes Beispiel: Zentrale Funktionen wie Datenerfassung, Strukturierung, Dokumentenerstellung und Freigabeprozesse sind modular aufgebaut und lassen sich in unterschiedlichen Anwendungsfällen wiederverwenden.
Strategisch entscheidend ist dabei nicht die einzelne Lösung, sondern der Baukasten dahinter. Was intern Effizienz schafft, kann anschließend als „White-Label“-Modul direkt in die Systeme unserer Kunden integriert werden. So validieren wir Technologien zuerst im eigenen Betrieb und skalieren sie anschließend als risikoarme, praxiserprobte Lösung in den Markt.
Was war die größte Herausforderung bei der Einführung von neuer Technologie zur Automatisierung – und wie sind Sie damit umgegangen?
Hägele: Die größte Herausforderung liegt im Erwartungsmanagement und in der kulturellen Bereitschaft, neue Wege zu gehen.
Konkret bewegt sich diese Herausforderung im Spannungsfeld zwischen unreifen Prozessen und der verständlichen Sorge vor Veränderung. In der Praxis scheitern Automatisierungsprojekte deutlich häufiger an fehlender Akzeptanz als an technischer Machbarkeit.
Wir begegnen dem, indem wir Automatisierung konsequent als Werkzeug positionieren, das konkrete operative Probleme löst. Werden Mitarbeitende früh eingebunden und erleben unmittelbar, dass ungeliebte Routinetätigkeiten entfallen, weicht Skepsis schnell der Akzeptanz.
Unternehmerisch ist das der entscheidende Hebel: Die durch Automatisierung freigesetzten Kapazitäten verpuffen nicht, sondern fließen direkt in wertschöpfende Tätigkeiten oder ermöglichen Skalierung bei gleichbleibenden Strukturen. Die gewonnene Effizienz schlägt sich damit unmittelbar im Betriebsergebnis nieder.