DUP UNTERNEHMER-Magazin: In welchem Unternehmensbereich hat Automatisierung bei Ihnen aktuell den größten messbaren Effekt?
Jana Brochlitz: Die größten messbaren Effekte sehen wir derzeit im Service- und Vertriebsbereich. Im Service werden Tickets automatisch angelegt, Anfragen vorsortiert und erste Antworten direkt generiert. Außerdem werden Aufgaben automatisch verteilt und sowohl Kunden als auch Mitarbeitende über den aktuellen Stand informiert. Im Vertrieb unterstützen automatisierte Prozesse etwa bei der Beantwortung von E-Mail-Anfragen mit KI sowie bei der Anlage neuer Leads und Datensätze. Insgesamt sorgt die Automatisierung dafür, dass viele Routinetätigkeiten schneller und strukturierter ablaufen und die Teams mehr Zeit für inhaltliche Aufgaben haben.
Welche Automatisierungsmaßnahme war für Ihr Unternehmen strategisch bisher die wichtigste – und warum?
Brochlitz: Strategisch besonders wichtig war für uns die Automatisierung der Lizenzverwaltung und Abrechnung. In diesem Bereich ist zuvor sehr viel administrativer Aufwand entstanden, der kaum Wertschöpfung erzeugt hat. Durch die Automatisierung konnten wir die Prozesse deutlich transparenter und übersichtlicher gestalten. Gleichzeitig profitieren auch unsere Kunden von klareren Abläufen und einer zuverlässigeren Abrechnung. Für uns war das ein zentraler Schritt, um interne Ressourcen sinnvoller einzusetzen.
Was war die größte Herausforderung bei der Einführung von neuer Technologie zur Automatisierung – und wie sind Sie damit umgegangen?
Brochlitz: Die größte Herausforderung bestand darin, die Prozesse sauber zu definieren und die Automatisierung so in den Arbeitsalltag zu integrieren, dass sie von allen akzeptiert wird. Wir sind deshalb schrittweise vorgegangen und haben zunächst eine funktionierende Grundlösung umgesetzt, die wir anschließend weiter verbessert haben. Dabei haben wir mit agilen Methoden gearbeitet, verschiedene Perspektiven einbezogen und die Mitarbeitenden frühzeitig eingebunden. Schulungen, eine klare Kommunikation des Nutzens und regelmäßige Reviews haben geholfen, die Lösungen nachhaltig im Unternehmen zu verankern.