Mitarbeitende einbeziehen

New Work: Wie wollen wir arbeiten?

Unter New Work versteht Dominique Schaefer von Xempus, die Rahmenbedingungen zu schaffen, die Kolleginnen und Kollegen beruflich helfen und die sie sich wünschen.

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29.04.2022

Die Wünsche der Mitarbeitenden und das, was tatsächlich hilft, können ganz unterschiedlich ausfallen. Diese Erfahrung macht Dominique Schaefer, VP People & Organization bei der digitalen Vorsorge-Plattform Xempus, immer wieder. Das Gute daran: Arbeitende, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig nach deren Meinungen fragen, gewinnen.

Dominique Schaefer

ist VP People & Organization beim InsurTech Xempus

Wie gehen Arbeitgeber am besten mit dem Wegfall der Homeoffice-Pflicht um?

Dominique Schaefer: Sie sind gut beraten, offen in den Dialog zu gehen und die Mitarbeitenden in Überlegungen, Vorschläge und Abwägungen einzubeziehen. Dazu gehört, Bedenken – auch aus Unternehmenssicht – offen anzusprechen. Das schafft Vertrauen und eine Grundlage, auf der man sich bewegen kann. Auf dieser Basis lassen sich zum Unternehmen passende Modelle formulieren. Wir alle haben in den vergangenen zwei Jahren viel gelernt, was mobiles Arbeiten anbelangt, und wissen besser, was in puncto virtueller Zusammenarbeit und digitaler Tools funktioniert und was nicht. Wir sind deshalb in den Austausch mit unseren Kolleginnen und Kollegen gegangen, als wir unser künftiges Arbeitsmodell festgelegt haben, um diesen Erfahrungsschatz zu nutzen. In einer anonymen Mitarbeiterbefragung haben wir wissen wollen: Wie möchtest du arbeiten? Das Ergebnis zeigte, dass es zwei starke Wünsche gab: den Wunsch nach maximaler Flexibilität und den Wunsch nach mehr Begegnungen im Büro.

Wie reagieren Sie auf diese Wünsche?

Schaefer: Bei uns legen die Teams selbst per Mehrheitsentscheid fest, an welchen Tagen und zu welchen Meetings sich ein Team im Büro trifft. Wir empfehlen einmal pro Woche, lassen den Teams aber die Freiheit, den für sie passenden Rhythmus selbst zu bestimmen. Alle anderen Meetings sind dann virtuell, um die Anzahl hybrider Meetings auf ein Minimum zu reduzieren. Zusätzlich haben unsere Führungskräfte in einem definierten Rahmen die Möglichkeit, Anwesenheit vor Ort einzufordern – zum Beispiel bei Mitarbeitergesprächen, Kundenterminen oder Arbeit mit physischen Arbeitsmitteln. Kommunikation spielt bei diesem Ansatz eine besondere Rolle. Das schließt Informationsfluss und Empathie ein. Darauf haben wir unsere Team-Leads in speziellen Trainings vorbereitet.

Was passiert, wenn Wünsche von Geschäftsleitung und Belegschaft nicht vereinbar sind?

Schaefer: Unser Management war von unserem Vorgehen überzeugt. Das war im gesamten Prozess eine gute Basis. Gleichzeitig waren der Geschäftsleitung Leitplanken wichtig. Zu jeder Zeit sollten Compliance, IT-Sicherheit und Versicherungsschutz geregelt und gewährleistet sein. Wir haben ein Team aus HR, Legal, Office-Management und IT zusammengestellt, um diese Vorgaben zu erfüllen, und unseren Ansatz im Sommer 2021 ausgerollt. Recruitinggespräche ab diesem Zeitpunkt haben gezeigt, wie enorm diese Flexibilität gerade jetzt nachgefragt ist.

Schließen sich Vorgaben und Vereinbarkeit aller Wünsche nicht aus?

Schaefer: Es geht weniger um die Erfüllung jedes einzelnen Wunsches als vielmehr um ein faires und transparentes Set-up. Darauf haben wir uns verständigt.

Wie weit geht die Flexibilität? Kann ich auch am Strand oder in den Bergen für Xempus arbeiten?

Schaefer: Ja. Aus sozial- und steuerrechtlichen Gründen können unsere Beschäftigten bis zu 30 Tage am Stück im Ausland arbeiten.

Wie kommt das bei Ihren Beschäftigten an?

Schaefer: Neun Monate nach der Einführung unseres Mobile-Work-Konzepts können wir sagen: Es funktioniert. In unserer letzten quartalsweisen Umfrage sagten 94 Prozent, dass sie mit dem Ansatz zufrieden sind. 92 Prozent stimmten zu, dass der Ansatz ihr Team produktiver mache. Entwickelt wurde das Modell gemeinsam. Ich denke, das macht viel aus.